Section B — Convaincre

French

Dis-moi, Hélène, tu as deux minutes ? Je passais devant ton bureau et j'ai vu la pile de documents qui s'accumule à côté de ton écran. Je ne veux pas te faire la leçon, on est dans la même équipe et je sais que tu travailles très bien. Mais j'ai une idée à te proposer : essayons d'utiliser moins de papier au service. Laisse-moi t'expliquer pourquoi, je pense que ça nous simplifierait la vie à toutes les deux. Mon premier argument, ce sont les coûts. J'ai regardé les chiffres du mois dernier : notre service a imprimé près de six mille pages. Avec le papier, l'encre, l'entretien des imprimantes, ça fait plusieurs centaines d'euros par mois, soit presque cinq mille euros par an. Si on divise la consommation par deux, on économise de quoi financer, par exemple, une formation pour l'équipe ou un meilleur équipement. Notre directeur a justement demandé qu'on cherche à réduire les dépenses. Deuxième argument, l'efficacité. Combien de fois as-tu perdu dix minutes à chercher une feuille dans un classeur ? Avec un document numérique bien nommé, tu tapes deux mots dans la barre de recherche et tu le retrouves en trois secondes. Tu peux aussi le partager avec dix collègues d'un clic, au lieu de faire des photocopies. Et il n'y a plus de risque de perdre un contrat important ou de se tromper de version. La semaine dernière, on a tous perdu une heure parce que personne ne retrouvait l'original d'un devis ; avec un dossier partagé, ça ne serait pas arrivé. Troisième argument, l'environnement. Pour fabriquer une feuille de papier, il faut environ dix litres d'eau, et on abat des millions d'arbres chaque année. Si chaque employé de l'entreprise réduisait son papier de moitié, on éviterait des tonnes de déchets. Notre entreprise vient d'ailleurs de lancer une politique de développement durable, et ce serait une belle contribution de notre service. Quatrième argument, l'espace et la sécurité. Les archives papier prennent de la place, et en plus, elles sont risquées : un incendie, un dégât des eaux, et tout est perdu. Les documents numériques sont sauvegardés automatiquement. Et on libère nos bureaux, on respire mieux. Regarde mon bureau depuis que j'ai fait le tri : je gagne vingt minutes de rangement par semaine. Bien sûr, je comprends que tu aies des objections. La première, c'est que tu préfères lire sur papier. Je te comprends complètement, beaucoup de gens retiennent mieux ce qu'ils lisent sur une feuille, et moi aussi je suis comme ça pour les longs documents. Alors on ne supprime pas tout. Tu peux imprimer seulement ce qui est vraiment important, en recto verso, deux pages par feuille, et utiliser les brouillons comme papier de notes. Deuxième objection : « Je ne maîtrise pas bien les outils numériques, j'ai peur de perdre mes fichiers. » C'est une inquiétude normale. Mais ce n'est pas difficile. Je peux te montrer en cinq minutes comment créer un dossier partagé, comment nommer tes fichiers et comment les retrouver. Et le logiciel fait une sauvegarde automatique, donc c'est même plus sûr que le papier. Troisième objection, peut-être : « Les clients et les partenaires veulent des documents signés sur papier. » Je comprends, c'est vrai pour certains contrats. Mais aujourd'hui, la signature électronique est légale et valable, et beaucoup de clients la préfèrent. Pour les cas où le papier est obligatoire, on continue d'imprimer, bien sûr. On réduit seulement le superflu. Quatrième objection : « Ça va me demander du temps pour changer mes habitudes. » Oui, au début, ça demande un petit effort, tu as raison. Mais après deux ou trois semaines, tu gagneras du temps chaque jour. Et on peut y aller progressivement, en commençant par les réunions : au lieu d'imprimer l'ordre du jour pour tout le monde, on l'affiche sur l'écran. Et puis, pense à l'image de notre service. Quand un client reçoit un dossier propre, bien organisé, envoyé en quelques secondes par courriel, il a une impression de sérieux et de modernité. Moi, quand j'ai commencé à tout envoyer en numérique, deux clients m'ont spontanément félicité pour ma réactivité. Ça vaut la peine, non ? Alors voici ma proposition : on essaie pendant une semaine, juste une semaine. Demain matin, je te montre mon système de dossiers partagés, ça ne prend que cinq minutes. Ensuite, tu imprimes uniquement ce qui est indispensable. À la fin de la semaine, on regarde ensemble ce que ça a changé, et si tu trouves que ça ne marche pas, on arrête. Mais je suis presque sûr que tu verras la différence, et que ton bureau et ton esprit seront plus légers. Alors, tu es d'accord pour essayer avec moi ?

English

Tell me, Hélène, do you have two minutes? I was walking past your desk and I saw the pile of documents building up next to your screen. I don't want to lecture you, we're on the same team and I know you do very good work. But I have an idea to suggest: let's try to use less paper in our department. Let me explain why, I think it would make life easier for both of us. My first argument is costs. I looked at last month's figures: our department printed nearly six thousand pages. With the paper, the ink, the printer maintenance, that's several hundred euros a month, almost five thousand euros a year. If we cut consumption in half, we save enough to fund, for example, training for the team or better equipment. Our director has actually asked us to look for ways to reduce expenses. Second argument, efficiency. How many times have you lost ten minutes looking for a sheet in a binder? With a well-named digital document, you type two words in the search bar and find it in three seconds. You can also share it with ten colleagues in one click, instead of making photocopies. And there's no more risk of losing an important contract or mixing up versions. Last week we all lost an hour because nobody could find the original of a quote; with a shared folder, that wouldn't have happened. Third argument, the environment. To make one sheet of paper, you need about ten litres of water, and millions of trees are cut down every year. If every employee in the company halved their paper use, we'd avoid tonnes of waste. Our company has just launched a sustainability policy, by the way, and it would be a nice contribution from our department. Fourth argument, space and security. Paper archives take up room, and they're also risky: a fire, a water leak, and everything is lost. Digital documents are backed up automatically. And we free up our desks, we breathe better. Look at my desk since I sorted it out: I save twenty minutes of tidying a week. Of course, I understand that you have objections. The first is that you prefer reading on paper. I completely understand you, many people remember better what they read on a sheet, and I'm like that too for long documents. So we don't eliminate everything. You can print only what's really important, double-sided, two pages per sheet, and use the scrap sheets as note paper. Second objection: "I don't master digital tools well, I'm afraid of losing my files." That's a normal worry. But it's not difficult. I can show you in five minutes how to create a shared folder, how to name your files and how to find them. And the software makes an automatic backup, so it's even safer than paper. Third objection, maybe: "Clients and partners want documents signed on paper." I understand, it's true for some contracts. But today, electronic signatures are legal and valid, and many clients prefer them. For cases where paper is mandatory, we keep printing, of course. We only reduce the superfluous. Fourth objection: "It'll take me time to change my habits." Yes, at the beginning it takes a little effort, you're right. But after two or three weeks, you'll save time every day. And we can go gradually, starting with meetings: instead of printing the agenda for everyone, we display it on the screen. And then, think about our department's image. When a client receives a clean, well-organized file, sent within seconds by email, they get an impression of seriousness and modernity. When I started sending everything digitally, two clients spontaneously congratulated me on my responsiveness. It's worth it, isn't it? So here's my proposal: we try for one week, just one week. Tomorrow morning, I'll show you my shared-folder system, it takes only five minutes. Then you print only what's essential. At the end of the week, we look together at what changed, and if you find it doesn't work, we stop. But I'm almost sure you'll see the difference, and that your desk and your mind will be lighter. So, do you agree to try with me?